I diarie- och ärendehanteringssystemet införs i enlighet med lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen ärenden som inkommit till Statens ämbetsverk på Åland eller som myndigheten själv har inlett inklusive ärendets behandlingsskeden. Systemet används också som hjälpmedel för övervakning av intressebevakarnas verksamhet. I fråga om utlämnande av registeruppgifter tillämpas 16 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

Registrets namn

Diarie- och ärendehanteringssystem

Syfte med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Personuppgifter behandlas för att upprätthålla förvaltningsdiariet vid Statens ämbetsverk på Åland och i det registreras inledda ärenden och deras behandlingsskeden. Dessutom behandlas personuppgifter för övervakning av intressebevakarnas verksamhet. Personuppgifterna i registret behandlas enligt artikel 6 i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Personuppgifterna behandlas som en del av de lagstadgade tjänsterna vid Statens ämbetsverk på Åland. I lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019, 25 §) finns bestämmelser om myndighetens skyldighet att upprätthålla ett register över ärenden som behandlas eller har behandlats hos en myndighet. I lagen om intressebevakningsfullmakt (648/2007) finns bestämmelser om övervakning av intressebevakare.

Förvaringstid för personuppgifter som ingår i personregistret

Personuppgifter förvaras i enlighet med arkivbildningsplanen varaktigt, eller 1–50 år.

Registrets datainnehåll

Basuppgifter om ärende:

• diarienummer
• hur ärendet mottagits
• status för ärendet
• ärendets status och offentlighet
• datum för mottagande och utsatt tid
• mottagare och övriga sakägare
• ärende och beskrivning av ärende
• föregående diarienummer
• annan referensuppgift
• statistikkod
• namnet på ansvarspersonen
• magistraten
• ansvarsenhet
• tjänsteställe för ärende
• betalning
• referensnummer (i namnärenden)
• tilläggsuppgift

Viktiga uppgifter för sakägarnas ärendehantering och för intressebevakningen i förmynderskapsärenden:

• kundtyp
• ställning
• personbeteckning eller födelsetid
• FO-nummer
• språk
• namnuppgifter
• adress- och övriga kontaktuppgifter
• hemkommun
• boendestat
• dödsdag
• datum då äktenskap ingåtts
• datum då äktenskap upplösts
• slutdatum för spärrmarkering

Uppgifter om mellanåtgärder:

• typ av åtgärd
• beskrivning
• delgivandesätt
• sänddatum
• utsatt datum
• mottagare
• svarsdatum
• svarstyp
• datum för delgivande

Avgörandeuppgifter för ärendet:

• typ av slutåtgärd
• beskrivning över slutåtgärder
• avgörandedatum
• avgörare

Arkiveringsuppgifter för ärendet:

• arkiveringsdatum
• åtgärdens utförare

Övervakningsuppgifter i förmynderskapsärenden:

• uppgifter om begränsning i huvudmannens handlingsbehörighet och historian i begränsningen
• utredningsåret vart fjärde år
• start- och slutdatum för intressebevakningen
• föregående diarienummer
• föregående förmyndarskapsnummer
• från vilken kommuns förmynderskapsbok överföringen gjorts
• överföringsdatum
• start- och slutdatum för intressebevakarens uppgift
• typ av intressebevakare
• intressebevakarens uppgiftsfördelning
• beskrivning av uppgiften
• historia över uppgiftsbeskrivning
• redovisningsskyldighet
• uppgifter om räkenskapsperiod
• utsatt datum för egendomsförteckning/årskonto/mellanslutkonto/slutkonto
• ankomstdatum
• datum för uppskjutande
• kravdagar och revisionsdagar samt uppgifter om tidigare årskonton.
• motsvarande uppgifter införs om intressebevakningsfullmakt, mängden uppgifter såsom kontouppgifter dock i enlighet med fullmakten.

Handlingar:

• handlingar som gäller ärendets öppnande
• mellanåtgärder och slutåtgärder

Källor som i regel används för registret

Uppgifter erhålls ur de handlingar som förutsätter att uppgifterna i handlingen införs i myndighetens ärenderegister. Uppgifterna uppdateras direkt i systemet då behandlingen av ärendet framskrider.

Dessutom erhålls personuppgifter vars sökkriterium är personbeteckning ur befolkningsdatasystemet genom en applikationsförfrågan och genom ändringsdatatjänsten

Överföring och utlämnande av uppgifter, mottagare av uppgifter

Uppgifter om bestyrkande av faderskap och förmyndarskapsuppgifter överförs via it varje dag till befolkningsdatasystemet (VTJ) samt till registret över förmynderskapsärenden (Holle).

Namnändringar överförs manuellt till befolkningsdatasystemet.

Uppgifter kan efter registeransvarigas övervägande överlåtas till andra myndigheter inom de gränser som gällande lagstiftning tillåter eller förpliktigar till. Dessutom kan uppgifter överlåtas till annat specifikt syfte, om uppgifter sparats om personens tjänsteanvändning, och denna gett sitt uttryckliga samtycke till detta.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter lämnas inte ut och överförs inte utanför EU/EES-området.

Principer för skydd av registret

Datasystemen är skyddade genom identitetskontroll. Servrarna kan endast nås från statens interna nätverk. Personuppgifterna skyddas dessutom genom passerkontroll, användningskontroll samt anvisningar för behandling av personuppgifterna.

Eventuellt automatiskt beslutsfattande och profilering

Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna i personregistret.

Den registrerades rättigheter

Rätt till insyn

Du har rätt att be den personuppgiftsansvarige om tillgång till dina uppgifter för att granska de uppgifter som finns om dig i registret. Dessutom har du rätt att kontrollera att det inte finns uppgifter om dig eller din organisation i registret. Skicka begäran in skriftligt till Statens ämbetsverks på Åland registratorskontor. Var beredd att bevisa din identitet.

Du får uppgifterna inom en månad. Om uppgifterna av motiverade skäl inte kan levereras inom denna tid kan Statens ämbetsverk på Åland förlänga tidsfristen med högst två månader. I detta fall får du en anmälning om dröjsmålet.

Rätt att yrka på ändring av uppgift

Du har rätt att yrka på att dina personuppgifter ska rättas. Lämna in ett skriftligt yrkande till kontaktpersonen för registret (punkt 2 Personuppgiftsansvarig och kontaktperson). I yrkandet på rättelse ska du nämna vilken uppgift som ska rättas och exakt vilken ändring du vill göra eller ange vilka kompletterande uppgifter du vill ha införda i registret. Din identitet kontrolleras när du yrkar på rättelse.

Du har inte rätt att kräva ändringar i händelseuppgifterna samt i avslutade eller raderade fullmakter och fullmaktsbegäran.

Begränsningar till den registrerades rättigheter angående behandling av personuppgifter

Merparten av tjänsterna vid Statens ämbetsverk på Åland grundar sig på iakttagande av myndighetens lagstadgade skyldighet eller på utövande av offentlig makt. I dessa fall har du inte rätt att kräva att dina uppgifter tas bort eller överförs till ett annat system.

Du har inte rätt att be om att dina uppgifter tas bort från registret, eftersom behandlingen av uppgifterna grundar sig på lagen. Av samma anledning har du inte heller rätt att motsätta dig behandlingen av personuppgif-terna.

De registrerades besvärsrätt hos tillsynsmyndigheten

De registrerade har rätt att besvära sig hos tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter.

Ytterligare information erbjuds av dataombudsmannens byrå. 

 

Personuppgiftsansvarig och kontaktperson

Landshövdingens assistent

Telefon: 018-635 270 (växel)
E-post: info(a)ambetsverket.fi

Postadress:
Statens ämbetsverk på Åland
PB 58
22101 Mariehamn

Besöksadress:
STATENS ÄMBETSHUS
Torggatan 16 B, Mariehamn
Öppettid: mån - fre kl. 9.00-16.15