Befolkningsdatasystemet (BDS) är ett nationellt grunddatalager. Befolkningsdatasystemet består av det nationella datasystemet och de regionalt ordnade datamaterialen som inte har införts i datasystemet i digitalt format. Befolkningsdatasystemet innehåller uppgifter om personer (både levande och döda), fastigheter, byggnader, lägenheter och den administrativa indelningen.

I befolkningsdatasystemet finns personuppgifter om finländska medborgare och sådana utländska medborgare som är bosatta i Finland eller som har en annan tillräcklig koppling till det finländska samhället. Registreringen av uppgifterna baserar sig på myndigheternas och medborgarnas lagstadgade anmälningar. Uppgifterna i befolkningsdatasystemet används i hela samhällets informationsförsörjning, till exempel av den offentliga förvaltningen, för organisering av val, för beskattning och juridisk förvaltning samt för forskning och statistikföring. Även företag och sammanslutningar kan använda befolkningsdatasystemets uppgifter.

Registrets namn

Befolkningsdatasystemet

Syfte med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Syftet med befolkningsdatasystemet är att möjliggöra, genomföra och trygga samhällets funktioner och informationsförsörjning och att trygga möjligheterna för samhällsmedlemmarna att göra sina rättigheter gällande och fullgöra sina skyldigheter. 

Personuppgifter i befolkningsdatasystemet förs med stöd av lagen om befolkningsdatasystemet och Myndigheten för digitaliserings och befolkningsdatas certifikattjänster (661/2009). Nedan benämns denna lag befolkningsdatalagen.

Förvaringstid för personuppgifter som ingår i personregistret

Personuppgifter som registrerats i befolkningsdatasystemet förvaras permanent med undantag för uppgifter om omhändertagandet av ett barn, vilka tas bort när omhändertagandet upphör eller senast när den omhändertagna fyller 18 år och uppgifter om en utländsk medborgares uppehållstillstånd, vilka tas bort efter att personen fått finskt medborgarskap. Förvaringstiderna för dokument som förvaras på papper framgår av organisationens arkivbildningsplan. 

Registrets datainnehåll

Uppgifter som registreras om en person i befolkningsdatasystemet.

Följande uppgifter registreras i befolkningsdatasystemet om en person som är föremål för registrering:

1. fullständigt namn
2. personbeteckning samt teknisk identifieringskod och elektronisk kommunikationskod
3. hemkommun och bostad där, tillfällig bostad samt sådana uppgifter om en fastighet, byggnad och lägenhet som specificerar personens hemkommun och bostad där
4. föräldrarnas fullständiga namn och personbeteckningar
5. civilstånd samt uppgifter om ingående och upplösning av äktenskap eller registrering av partnerskap, upplösning av registrerat partnerskap och omvandling av registrerat partnerskap till äktenskap
6. makens eller makans eller den registrerade partnerns fullständiga namn och personbeteckning
7. barnens fullständiga namn och personbeteckningar
8. uppgifter om barns och föräldrars familjerättsliga ställning
9. uppgifter om vårdnad om barn och om vad vårdnaden omfattar
10. uppgifter om fastställd adoption
11. uppgifter om begränsning av handlingsbehörigheten, intressebevakning och intressebevakningsfullmakt samt intressebevakarens eller fullmäktigens identifieringsuppgifter
12. uppgifter om omhändertagande av barn
13. födelsehemkommun eller födelseort och födelsestat
14. medborgarskap
15. uppgifter om fastställande av en persons könstillhörighet
16. uppgifter om dödsdag eller dag för dödförklaring
17. uppgifter om den registermyndigheten
18. sådana uppgifter om rösträtt som behövs för val och folkomröstningar
19. uppgifter om medlemskap i ett religionssamfund som avses i religionsfrihetslagen (453/2003)
20. modersmål och kontaktspråk som personen har uppgett
21. förbud mot att lämna ut uppgifter ur befolkningsdatasystemet med stöd av EU:s allmänna dataskyddsförordning och befolkningsdatalagen: spärrmarkering, förbud mot utlämnande för uppdatering av kundregister, förbud mot utlämnande av kontaktuppgifter, förbud mot direktmarknadsföring, förbud mot utlämnande för släktforskning och förbud mot utlämnande för personmatriklar. 
22. av personen lämnad uppgift om postadress och andra kontaktuppgifter samt yrke; 
23. på personens uttryckliga begäran kan en ändringsspärr ställas in för en person; 
24. uppgifter om fastigheter och outbrutna områden som personen äger: fastighetsenhetens beteckning, fastighetsenhetens namn och adress samt uppgifter om byggnader som personen äger: permanent byggnadsbeteckning, byggnadsbeteckning och adress; 
25. personens eventuella utländska personnummer; 
26. uppgifter om i lagen om hemkommun avsedd folkbokföringskommun för finska medborgare som är stadigvarande bosatta utomlands;
27. fullständigt namn, födelsetid, kön, civilstånd, medborgarskap, adress och dödsdag för en sådan i utlandet bosatt person som är make, barn eller förälder till den som är föremål för registrering och som inte har tilldelats någon personbeteckning; 
28. uppgifter om arten av uppehållstillstånd för utländska medborgare och uppgifter om tillståndens varaktighet eller andra motsvarande uppgifter.

Källor som i regel används för registret

Utifrån en anmälningsplikt som föreskrivits om i en lag eller en förordning fås uppgifter från enskilda medborgare (t.ex. flyttanmälan) och från myndigheterna.

Dessa myndigheter är följande:

• församlingar
• Migrationsverket
• Finlands beskickningar i utlandet
• domstolar
• Skatteförvaltningen
• socialmyndigheterna
• Brottspåföljdsmyndigheten
• sjukhus
• övriga enheter och yrkesutbildade personer inom hälsovården
• vigselmyndigheter
• Lantmäteriverket och
• byggtillsynsmyndigheter
• Polisen och teleoperatörerna aktiverar elektroniska kommunikationskoder.

Överföring och utlämnande av uppgifter, mottagare av uppgifter

Med stöd av befolkningsdatalagen lämnas till statliga och kommunala myndigheter ut sådana uppgifter som anges i lag eller förordning samt sådana uppgifter som dessa behöver för utförandet av sina uppgifter. Personer och sammanslutningar har rätt att ur befolkningsdatasystemet få sådana uppgifter som dessa behöver för att göra sina rättigheter gällande och fullgöra sin skyldigheter. De uppgifter som lämnas ut ska vara nödvändiga för ändamålet. Uppgifter får inte lämnas ut om detta av grundad anledning kan misstänkas kränka skyddet för en persons integritet eller personuppgifter, personens intresse eller rättigheter eller äventyra statens säkerhet.

Uppgifter kan även lämnas ut för direktmarknadsföring, opinions- och marknadsundersökningar, adresstjänster, uppdatering av kundregister, historisk eller vetenskaplig forskning eller andra därmed jämförbara ändamål, om förutsättningarna för utlämnande enligt lagen om befolkningsdatasystemet och Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas certifikattjänster uppfylls och om inget annat föranleds av personens rätt att förbjuda utlämnande av sina uppgifter. Förbudet mot direktmarknadsföring är emellertid registerspecifikt, dvs. förbudet förmedlas inte när uppgifter registreras i det register som förs av den som mottar de utlämnade uppgifterna och mottagaren senare använder uppgifterna för marknadsföring.

Leverantören av drifttjänster (personuppgiftsbiträdet) Valtori ansvarar för underhållet av befolkningsdatasystemet enligt det avtal som ingåtts med Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Leverantören av drifttjänster har genom avtal köpt underhållsrelaterade tjänster av Tieto Abp. 
Posti Ab, LeadCloud och Bisnode Marketing Oy är underleverantörer (personuppgiftsbiträden) när det gäller informationstjänster i massaformat på den privata sektorn. 

CGI och Tieto Abp är underleverantörer (personuppgiftsbiträden) för informationstjänster på den offentliga sektorn.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter lämnas i regel inte ut utanför EU/EES-området. En eventuell överföring av uppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet genomförs i enlighet med aktuell lagstiftning, särskilt med beaktande av nivån på dataskyddet i landet i fråga.

Principer för skydd av registret

Vi behandlar personuppgifterna på ett säkert sätt som uppfyller kraven i lagstiftningen. Vi har noggrant utvärderat de eventuella risker som är förknippade med vår behandling och vidtagit de åtgärder som behövs för att behärska dessa risker.

Den registeransvariga har skyddat uppgifterna tekniskt och organisatoriskt ändamålsenligt. För att skydda registret används bl.a. följande metoder:

• skydd av maskiner och filer
• passagekontroll
• användaridentifikation
• användarbehörigheter
• registrering av användningsuppgifter
• anvisningar för och övervakning av behandlingen

Pappersmaterial finns i skyddade, låsta lokaler som är försedda med passerkontroll. Bevarandet, arkiveringen och förstöringen av uppgifterna fastställs enligt lagstiftningen och de organisationsspecifika anvisningarna som baserar sig på lag. De personuppgifter som sparas i befolkningsdatasystemet är sekretessbelagda.

Den registeransvariga förutsätter även att de som behandlar uppgifterna skyddar personuppgifterna på korrekt sätt.

Eventuellt automatiskt beslutsfattande och profilering

Utifrån uppgifterna i personregistret utförs inget automatiskt beslutsfattande.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att kontrollera sina uppgifter i befolkningsdatasystemet.

Den registrerade kan själv kontrollera sina egna uppgifter på Suomi.fi.

• I tjänsten visas
• personuppgifter
• adressuppgifter
• uppgifter om ägda fastigheter och byggnader
• tilläggsuppgift om vårdnad
• folkbokföringskommun
• uppgifter om uppehållstillstånd
• bekräftelse av kön
• kön
• äktenskapshistoria
• registrerat partnerskap
• religiöst samfund samt
• antal invånare på den fasta adressen. 

Via tjänsten kan den registrerade också själv anmäla följande uppgifter:

• modersmål och kontaktspråk (om modersmålet är något annat än finska eller svenska)
• yrke
• tilltalsnamn
• e-postadress
• förbud mot utlämnande av uppgifter (med undantag för spärrmarkering) samt
• utträde ur religiöst samfund. 

Den registrerade kan kontrollera vilka egna personuppgifter som finns registrerade i befolkningsdatasystemet genom att besöka Statens ämbetsverk på Åland personligen eller begära om en kontroll med blankett.

Rätt att yrka på ändring av uppgift 

Statens ämbetsverk på Åland ansvarar för den registrerades rätt att få felaktiga uppgifter om sig själv korrigerade i befolkningsdatasystemet. 

Om det finns fel i personuppgifterna, kontakta Statens ämbetsverk på Åland, för att få felet rättat. Genom att logga in på Suomi.fi kan du rätta fel i följande uppgifter. Uppgifterna är sådana som man själv kan anmäla:

• modersmål och kontaktspråk (om modersmålet är något annat än finska eller svenska)
• yrke
• tilltalsnamn
• e-postadress
• förbud mot utlämnande av uppgifter (med undantag för spärrmarkering) samt
• utträde ur religiöst samfund.

Om du upptäcker ett fel i uppgifterna om en byggnads ägare, kontakta kommunen och be att det rättas till. Om du upptäcker ett fel i uppgifterna om en fastighets ägare, kontakta Statens ämbetsverk på Åland och be att det rättas till.

Begränsningar till den registrerades rättigheter angående behandling av personuppgifter

Uppgifter som registrerats i befolkningsdatasystemet förvaras i regel permanent med stöd av lagen. I befolkningsdatalagen föreskrivs om situationer där uppgifter ska tas bort från befolkningsdatasystemet (se punkt 5). Därmed har den registrerade ingen rätt att begära borttagning av sina uppgifter i befolkningsdatasystemet. Av denna anledning har den registrerade inte heller rätt att motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter eller rätt att överföra uppgifter till ett annat system. Det går inte att begära begränsning av befolkningsdatasystemets personuppgifter för de i lagen avsedda ändamålen.

Den registrerade har dock alltid rätt att förbjuda behandlingen av personuppgifterna för direktmarknadsföringssyften. Direktmarknadsföringsförbudet kan anmälas till befolkningsdatasystemet via nättjänsteneller genom att per telefon eller skriftligt meddela Statens ämbetsverk på Åland om förbudet.

De registrerades besvärsrätt hos tillsynsmyndigheten

De registrerade har rätt att besvära sig hos tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter.

Ytterligare information erbjuds av dataombudsmannens byrå. 

 

Personuppgiftsansvarig och kontaktperson

Landshövdingens assistent

Telefon: 018-635 270 (växel)
E-post: info(a)ambetsverket.fi

Postadress:
Statens ämbetsverk på Åland
PB 58
22101 Mariehamn

Besöksadress:
STATENS ÄMBETSHUS
Torggatan 16 B, Mariehamn
Öppettid: mån - fre kl. 9.00-16.15